Организация семинаров в любом регионе РФ

Места проведения

Когда планируется организация конференций или бизнес семинаров, одна из самых важных вещей — это место, в котором будет проходить мероприятие. Благодаря ему создается первое впечатление о событии даже до его непосредственного начала. Изменить сформировавшееся мнение будет очень тяжело, особенно если оно негативное.

Конечно, важно соотносить выбор площадки с масштабом мероприятия, количеством посетителей и временем пребывания, а также имеющимся бюджетом. Например, снимать огромный конференц-зал в престижном отеле по заоблачной цене, чтобы обучить там чему-то полтора десятка менеджеров — не самое разумное вложение средств. А для крупного делового конгресса, к примеру, автомобильных производителей, это будет хорошим решением.

Наибольшей популярностью при организации разноуровневых бизнес-событий пользуются:

• Специально оборудованные для конференций залы на территории предприятий, бизнес-центров.
• Залы крупных и известных отелей, санаториев и пансионов.
• Курорты и зоны отдыха.
• Конференц-каюты на круизных лайнерах и других кораблях.

Для крупных мероприятий — заграничные event-площадки.

Требования к площадкам

Организация выездных семинаров, да и «домашних» тоже, хоть и несет в себе немалую толику рекламной составляющей, должна предусматривать, что на подобном событии происходит и подача новой и важной информации. Так что место, где будет проводиться мероприятие, должно быть не только приятным, но и удобным для работы спикеров и обучающихся.

Задачей организатора становится обеспечить всех присутствующих на семинаре необходимым:

• Достаточным количеством столов и посадочных мест. Располагаются они так, как было бы наиболее удобно, исходя из планировки зала.
• Канцелярией и другими материалами для удобной работы и конспектирования — бейджиками, записными книжками, пишущими принадлежностями.
• Трибуной или другим заметным местом, за которым расположится ведущий.
• Средствами для интерактивного отображения материалов — планшетами, компьютерами, колонками, электронными указками и прочим.

Комплекс действий по организации мероприятий

Организация и проведение конференций либо семинаров под ключ, чем занимается BTL агентство CLEVER marketing, включает в себя целый спектр услуг:

• Помощь в поиске оптимального варианта площадки для мероприятия, опираясь на его программу, план и количество выделяемых средств.
• Поиск и заказ аренды самого помещения, а также всей необходимой для ведения семинара технической аппаратуры.
• Заказ гостиничных номеров под всех будущих гостей события.
• Распределение зарегистрированных посетителей конференции по уже забронированным номерам с учетом их пожеланий.
• Информирование, напоминания о грядущем семинаре, рассылка пригласительных документов по электронной почте и другими способами.
• Организация удобного прибытия всех участников на мероприятие. Заказ такси или аренда автомобилей, поиск и покупка авиабилетов, трансферов.
• Обеспечение правильной и своевременной оплаты всеми гостями своего пребывания на ивенте, если это предусмотрено.
• Экскурсии и другие познавательные развлечения для гостей, прибывших из-за границы.
• Разработка дизайна и запуск в производство фирменной продукции конгресса, сувениров, подарков, полиграфии, постеров и рекламных листовок.
• Поиск и отбор штата гидов, переводчиков, помощников и волонтеров.
• Организация регистрационного процесса, удобного для гостя.
• Непосредственно проведение мероприятия, информационной его части, кофе-брейков и развлечений.
• Поиск решений по сокращению затрат, оформление всех бумаг.
• После события — контроль за освещением в СМИ, подогрев интереса и положительных отзывов о семинаре.

Организационные проблемы и питание

Важная часть проблем, которые маркетинговые агентства берут на себя — это вопрос организации жизни гостей конгресса в свободное от усвоения информации время. Когда люди приезжают на много часов или даже несколько дней, встает очень много вопросов. Где их разместить, чем занять? Кроме того, всем необходимы паузы, чтобы отдохнуть от мероприятия, отойти, подумать, обсудить с кем-то услышанное. Даже банально перекусить.

Все это нужно предусмотреть заранее и создать условия для комфортного существования посетителей семинара. Чтобы фирме-инициатору не приходилось отвлекаться на это от разработки информационной части, наше агентство берет на себя такие аспекты.

Рекламная и PR-поддержка мероприятия

Инвент-маркетинг, к которому относится организация конференций и тому подобных событий, предполагает поддержание интереса информационных источников к планирующемуся мероприятию в течение долгого времени и на всех этапах:

• Подогрев интереса к еще не состоявшему семинару с помощью анонсов и пресс-релизов.
• Обеспечение широкого освещения прошедшего события в разнообразных СМИ, в печатных изданиях, на радио и телевидении, в Интернете.
• Организация общих программ и проектов с известными информационными ресурсами.
• Встречи глав компании-инициатора, экспертов и гостей с известными и уважаемыми людьми того города, где планируется вести встречу, организация широко освещаемых пресс-конференций и обсуждений.

Организация и проведение конференций, семинаров, деловых конгрессов — очень перспективное направление, которое еще слабо развито в России и только выходит на пик популярности, но обладает большим потенциалом и способно приносить большую прибыль. В то же время сам организационный процесс — дело очень сложное и трудоемкое. Лучше перепоручить его настоящим профессионалам, таким, как специалисты BTL агентства CLEVER marketing. Мы дадим возможность думать о том, что же рассказать на семинаре. А как его организовать — думать будем уже мы. И не только думать, но делать — на лучшем уровне, с профессионализмом и любовью к своему делу!