Подготовка к event: правила успешного мероприятия

Главная особенность любого event мероприятия – его многозадачность. Справиться с организацией проектов подобной направленности порой бывает не просто. Но если знать и учесть при подготовке основные правила event маркетинга, то добиться желаемой цели будет в разы проще.

Выделим пять ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание при планировании и реализации мероприятий.

Планирование

Начать стоит с определения целей и задач. Причем формулировка должна быть максимально конкретной. Клиент может сказать: «Хочу, чтобы было вау!», но это желание ничего общего с целевой направленностью не имеет. Без четкого понимания направления движения достичь результата не получится.

Продумайте концепцию проекта: формат, механику, время, оформление, логистика, контент. Полноценная картина складывается из деталей. Чтобы достичь максимального эффекта от проведения мероприятия, важно учесть все моменты на этапе подготовки.

Детализируйте. Всегда разбивайте большие задачи на шаги, которые необходимо выполнить.

Самый простой способ, чтобы ничего не забыть, все успеть и до всех донести информацию – создать доступный для всех участников event-команды документ. Это может быть он-лайн таблица или общий чат.

План «Б»

На случай непредвиденных ситуаций должен быть запасной план. В том числе при составлении бюджета очень важно учесть подобного рода расходы.

Перед стартом проекта необходимо все проверить (локацию, технику, материалы, персонал), чтобы лично убедиться в работоспособности всех составляющих проекта. Но помните о том, что в самый неподходящий момент может выясниться какая-то деталь, которая не была учтена при планировании (не работает кондиционер, нет возможности установить необходимую технику, настроить он-лайн трансляцию).

Поэтому иметь наготове план «Б» полезно всегда.

Позаботьтесь о четком разделении полномочий.

Каждый участник event-команды должен понимать свою зону ответственности и заниматься своим делом. Особенно это касается крупномасштабных мероприятий. Суета среди персонала только усугубит и без того сложный организационный процесс.

Сервис имеет значение

Соблюдайте правило «Утиного лица». Что это значит? Чтобы ни происходило, какая бы проблема не возникла, нужно быть приветливым со всеми гостями мероприятия и создавать позитивную атмосферу. Люди, прежде всего, запоминают сервис.

Обратная связь

Очень важный момент при подведении итогов. Учесть все нюансы мероприятия: ошибки и положительные моменты, можно только посредством получения обратной связи от клиента. Такая информация поможет избежать проблем при подготовке будущих мероприятий.

Напоследок запомните, при организации любого мероприятия важен настрой: будьте оптимистичны и не бойтесь неожиданностей.