Организация мероприятий категории «mice» (деловые переговоры, мотивационные семинары, конференции, выставки и конгрессы)

организация деловых мероприятийАнглоязычная аббревиатура MICE означает, по сути, все виды делового туризма и методы его организации. Другие названия: business travel, индустрия встреч. Event-агентство «CLEVER marketing» занимается организацией деловых мероприятий в Москве и других городах России и проводит краткий экскурс в мир MICE.

Каждая буква означает определенный тип бизнес-туризма. Остановимся на этом подробнее.

  • M – Meetings. Это деловые встречи. Организация деловых переговоров особенно важна при проведении междугородных или международных встреч, когда необходимо собрать представителей сразу нескольких фирм, далеко расположенных друг от друга. Чаще в этом нуждается крупный бизнес, но не только он. У представителей малого и среднего бизнеса тоже может возникнуть необходимость в организации деловых переговоров. Бывает, что это не только подбор помещения и закупка канцелярии, но и, например, бронирование отелей и выбор трансфера.
  • I – Incentive. Стимулирующие поездки, частично связанные с работой, но больше представляющие собой развлечение. Компания может поощрять сотрудников такими поездками, или устраивать их просто так, если это поездка на какой-либо мотивационный семинар, или если работа связана с большими стрессами и есть необходимость периодического отдыха.
  • C – Conference. Проведение корпоративных и межкорпоративных конференций. Конференции могут быть научными или деловыми. С их помощью сотрудники могут получить разноплановую информацию по тематике фирмы и деятельности, которой они занимаются. При организации конференции важно создать комфортную атмосферу для всех участников, выбирать помещение и другие атрибуты, исходя из этого принципа.
  • E –Exhibition. Проведение выставок и участие в них. Отраслевые выставки являются важной частью продвижения компании и/или бренда. Именно здесь устанавливается много деловых контактов с клиентами и партнерами. С помощью специалистов в области event и MICE из «CLEVER marketing» можно как организовать свою выставку, так и поучаствовать в ней.

Зачем нужны мероприятия категории MICE?

  1. В первую очередь, это коммуникация, налаживание контактов. Это цель как организации деловых переговоров, так и конференций, выставок и мотивирующих поездок. На внутренней и внешней коммуникации стоит любая компания, и при помощи бизнес-поездок можно существенно увеличить круг делового общения.
  2. Во-вторых, MICE помогают мотивировать сотрудников к работе. Причем это касается не только подраздела Incentive. Поездки на конференции и семинары, расширяющие кругозор и углубляющий профессиональные знания, возможность поучаствовать в выставке, организация конгрессов – всё это вносит разнообразие в рабочий процесс и часто воспринимается сотрудниками с энтузиазмом.
  3. В-третьих, бизнес-поездки помогают сотрудникам накапливать новые знания, обучаться, чтобы впоследствии применить эти навыки в обычной работе.
  4. И в-четвертых, MICE может быть инструментом внутреннего и внешнего PR. Таким образом можно внедрить корпоративные ценности и продемонстрировать их окружающим.

После начала работы с MICE вплотную выясняется, что существует множество нюансов, которые следует учитывать в данной работе. Разберем ситуацию, когда нужно организовать трёхдневную конференцию представителей компаний-участников, разделенную на множество семинаров.

Организация деловых мероприятий подразумевает следующие этапы:

  1. Составить и согласовать с заказчиком бриф, чтобы избежать недопонимания в техническом задании. Для клиента разрабатывается предложение, в котором указываются все необходимые работы и их стоимость. После согласования предложения можно приступать непосредственно к планированию.
  2. Спланировать программу мероприятия. Как правило, деловая часть занимает большую часть времени, культурная же (если она есть) дополняет деловую. Для того, чтобы участники могли расслабиться и отдохнуть, между семинарами можно вставить фуршеты или небольшую развлекательную программу – все зависит от тематики мероприятия.
  3. Продумать перемещение и размещение участников. Необходимо будет забронировать номера в отелях и транспорт для тех, кто будет нуждаться в этом. Чтобы участники из одной и той же компании размещались вместе, иногда приходится потратить много времени на поиски – особенно если заниматься этим «в последний момент», чего делать не рекомендуется.
  4. Согласовать программу сопутствующих мероприятий, например, выступление приглашенного гостя или торжественную церемонию.
  5. Если конференция международная – решить визовые вопросы и сделать так, чтобы все участники могли добраться до нужного места без проблем. Оформление и получение виз должно проходить под строгим контролем. Неявка кого-либо из участников по причине отсутствия визы может повлечь за собой существенные изменения в программе конференции. Каждый приглашенный должен знать, к кому он может обратиться в случае трудностей с визой.
  6. Согласовать между собой различные сервисные услуги, убедиться, что их исполнители не будут мешать друг другу. К таким услугам можно отнести трансфер, кейтеринг, украшение зала, уборку перед мероприятием и после него, услуги промоутеров и администраторов и другое.
  7. Убедиться, что по прибытию участников будет проконтролировано их размещение в отелях, чтобы гостям были предоставлены максимальные удобства.
  8. Установить все необходимое для конференции оборудование – мониторы, проекторы, маркерные доски, микрофоны и другое. Проверить его исправность и удобство размещения и пользования.
  9. Проконтролировать деловую и развлекательную программу, проследить, чтобы всем достались раздаточные материалы на семинаре и бутерброды на фуршете.

Агентство «CLEVER marketing» возьмет на себя все эти заботы о вашем деловом туризме. Для начала работы нужно будет только позвонить нам и проконсультироваться с нашим специалистом.

Современные тенденции в развитии MICE-услуг

организация выставок, конференций, переговоровСегодня организация делового туризма становится более демократичной. В процесс координации действия вовлечены практически все участники. Кроме того, у организаторов есть возможности быстрой коммуникации и доступности информации, что позволяет планировать мероприятия более тщательно и в более сжатые сроки. Информация обо всех участниках может быть расширена благодаря социальным сетям.

Уникальность и необычность – вот то, на что есть спрос в современных MICE-услугах. Кроме того, креативность помогает и в другом. Финансовая ситуация в России и мире не позволяет выделять большие бюджеты на деловой туризм, но, тем не менее, требования заказчиков остаются высокими. И существует необходимость спланировать мероприятия так, чтобы уложиться в минимальный бюджет, но при этом не жертвовать качеством. Здесь и важен творческий подход, который есть у event-менеджеров компании «CLEVER marketing». С нами вы можете быть уверены, что MICE-кампания пройдет именно так, как вы хотели.

ГЕОГРАФИЯ

Рассчитать смету на проект

Please leave this field empty.

ЗАПОЛНИ АНКЕТУ и получи работу, которую давно искал!