Почему гибридные мероприятия быстро набирают популярность

Гибридное мероприятие – конференция, направленная на привлечение непосредственной офлайн аудитории посетителей и онлайн-аудитории, которая участвует в процессе удаленно. При этом оба варианта аудитории должны иметь одинаковый доступ к качественным материалам и не быть обделенными вниманием со стороны организатора. При проведении мероприятия в гибридном формате компании-заказчицы отмечают в 86% повышение рентабельности вложенных средств уже в течение семи месяцев.

Что такое гибридное мероприятие

Организация гибридных мероприятий начинается с составления бизнес плана и материального обеспечения всех этапов. Когда дело касается гибридного мероприятия, этот процесс вдвойне сложней – синтезировать онлайн-мероприятие и конференцию с персональным посещением. При этом нужно обеспечить техническую сторону процесса.

Основная задача таких семинаров: помочь пробудить интерес к нему двух разных аудиторий, поддержать его, и привлечь людей к дальнейшему сотрудничеству. Специалисты в этой области считают, что подобный процесс требует большей и тщательной подготовки по сравнению с организацией моно-мероприятий.

Внимание! Половина из заказчиков, работающие в индустрии услуг, таким образом стремятся к троекратному повышению показателя за год.

Советы по организации и проведению гибридных мероприятий

Планируя гибридные мероприятия воспользуемся несколькими советами.

Определить критерии для измерения успешно проведенного мероприятия.

В первую очередь, планируя нечто подобное, нужно определить цели и задачи, для которых все создается. После проведения мероприятия экспертами анализируется, какие из них достигнуты. Так, основная часть заказчиков планируют, что организация гибридных мероприятий позволит получить новый поток клиентов и партнеров для повышения эффективности товарооборота.

Как можно получить информацию о продуктивности конференции? Для этого подсчитывают общую статистику:

• количество посетителей;
• их удовлетворенность результатом;
• оценка индекса потребительской лояльности.

Все эти данные получают путем проведения опросов и анкетирования у пользователей.

Организовать такой процесс помогут возможности некоторых платформ для проведения гибридных мероприятий, таких как ClickMeeting совместно с Google Analytics. Они дают возможность оценить просто и легко даже поведенческие реакции посетителей во время заполнения заявки на участие, в зале ожидания и на странице с комментариями по итогам.

Настроить технологию

В гибридных event мероприятиях обеспечение технического оснащения обычно первостепенная задача. С задержками и сбоями в технологическом плане сталкиваются, как правило, 1/3 организаторов. Чаще всего это связано с подключением к сети Wi-Fi.

Возникновение технических онлайн сбоев негативно, так сказать, не лучшим образом отражается на мнении участников о серьезности проводимой конференции и может привести к полной блокаде выступления и остановке мероприятия полностью.

Занимаясь поиском платформы, выбирают инструменты, позволяющие провести и небольшие и крупные виртуальные сессии с возможностью разделения всей аудитории на группы. Зарекомендовавшие себя развитые программы и платформы допускают меньше технических промахов.

Выбрать время и место для вашего гибридного мероприятия

У каждого гибридного мероприятия есть два адреса проведения: физический и виртуальный. То есть, подбирая место физической дислокации, стоит предусмотреть габариты помещения для размещения непосредственно присутствующих гостей, самих докладчиков и возможности проведения прямой трансляции.

На заметку! С проблемами в этом плане сталкиваются около четверти организаторов, особенно в дни пандемии.

Что касается временных рамок, стоит учесть приоритеты присутствующих гостей и сублимировать их с онлайн-посетителями. Если все участники находятся в одном регионе, то в определении временных рамок дня не возникнет затруднений. Сложнее организовать присутствие, когда планируется трансляция в нескольких часовых поясах.

Чтобы найти выход, рекомендуют:

• Организовать несколько одинаковых ивент мероприятий в разных временных промежутках;
• Отдать приоритет той географической зоне, на которую в основном нацелено воздействие, в основном выбирают Россию и время по Москве;
• Изучить заранее заявки участников и проанализировать подходящий временной промежуток для большинства.

Объединить участников с личным присутствием и виртуальных

Это самый проблематичный вопрос: как обеспечить взаимодействие и полное погружение в процесс как лично присутствующих офлайн гостей, так и виртуального контингента, находящегося дома в другом конце мира. Отмечают, что 40% онлайн-гостей оказываются потерянными в процессе.

Важно! Самое главное в этом процессе организовать не сухое слушание докладчиков, но и предусмотреть выполнение заданий, анализ происходящего, вести диалог как с присутствующей, так и с удаленной аудиторией.

Комплексная работа организаторов, докладчиков и аудитории дает больший процент рентабельности. Поэтому нужно использовать удобные сессионные залы, группировать участников для взаимодействий, поощрять за активное взаимодействие, применять в процессе возможности цифровых инструментов.

Не стоит забывать об организации активности онлайн-гостей. Их можно привлечь в процессе ответов на вопросы, провести онлайн-тесты, предоставить возможность высказать свое мнение или представить подготовленный по теме материал.

Продуктивным является создание единой цифровой платформы, куда заходят как непосредственные посетители, так и удаленные. Там можно позволить им познакомиться друг с другом, обсудить возникающие вопросы, рассказать новости, оставить свои комментарии и контакты. Цифровое пространство можно использовать для решения групповой работы во время мероприятия, объединяя разные категории гостей в одной деятельности.

Подготовка своих докладчиков

В основном докладчики нацелены на общение только с одной социальной группой слушателей: либо на присутствующих, либо на удаленных. Зачастую выступающему трудно поддерживать диалог с обеими категориями зрителей. Поэтому заранее нужно ознакомить докладчиков с инструментами для работы, уточнить разницу взаимодействия и возможные проблемы в общении.

Какие детали нужно учесть при планировании

В первую очередь гибридные мероприятия нацелены на потребности тех людей, которые придут. Поэтому, готовя выступления и планируя элементы взаимодействия, нужно рассматривать весь процесс с точки зрения потребителя, а не заказчика. Обеспечив в будущем удобство интерфейса, увеличивается отдача от процесса.

Основой продуктивности проводимого гибрида являются грамотное техническое сопровождение, стабильность интернет-соединения, качество звука и видео материала, грамотная работа режиссера по трансляции. Сложно удерживать долгое время внимание онлайн-контингента. Поэтому стоит предусмотреть периодическое применение вовлекающего контента.

Кроме того, сложно обеспечить продолжительность мероприятия. Для людей тяжело выдержать долгую монотонную трансляцию. Гибридный формат проведения требует смены воздействия в перерывах между сессиями, которое поддержит активный интерес и повысит эффективность происходящего.

Например, можно применять: включения из студии с небольшим интервью гостей; добавить в качестве минутки отдыха обзор дневных событий; сделать перерыв в виде тематического батла представителей двух аудиторий; даже пустить видеоряд с нотками юмора по теме мероприятия. Это позволит не потерять онлайн-зрителей и взбодрить присутствующих на встрече гостей.

Обеспечить активное внимание позволит правильно организованная коммуникация. Для начала необходимо добавить возможность задать вопрос спикеру как на месте, так и удаленно. Проведение модерации в виде онлайн-голосования обеих аудиторий с выводом итогов сразу на экран презентации увеличивает вовлеченность в процесс. Для этого стоит заранее подготовить интерактивные возможности цифровой платформы с вопросами и вариантами ответов.

Организаторам стоит обеспечить разнообразие видеоряда. То есть онлайн зрители не смогут долгое время смотреть только на лицо докладчика с одного и того же ракурса. Стоит грамотно переключать изображения, включая крупный план докладчика, общий план из зала, четкие картинки из презентации. Смена фона и картинки позволяют активизировать внимание, облегчить процесс долгого восприятия информации, создать атмосферу присутствия.

Сложности при организации гибридных мероприятий

Организуя гибридное мероприятие, стоит предусмотреть возможные проблемы. Поэтому заранее нужно поработать с:

• Контентом – он должен не только нести информацию, но и привлекать зрителей;
• Репетициями – как в техническом плане для тестирования оборудования, так и со спикерами, чтобы не возникло проблем работы с камерой.
• Организацией взаимодействия всей команды – во время подготовки проекта стоит как можно чаще проводить совместные совещания и прогоны, чтобы каждый участник до автоматизма знал свои обязанности, условия и выполнял все без заминок.
• Интеллектуальными правами – сегодня важно перед началом онлайн сессии обсудить все возможные юридические вопросы на права трансляции на различных платформах.
• Внезапными изменениями – всегда нужно предусмотреть план действий при каких-то изменениях: не пришел спикер – предусмотреть трансляцию тематического видео на время его выступления; оборвалось соединение интернет по выделенной линии – предусмотреть возможность оперативно подключить Wi-Fi роутеры для поддержания связи; возникла проблема с презентацией на мониторе – подготовить распечатанную версию статьи и доску для ее размещения.

Маркетинг и продвижение гибридных мероприятий

Формат и масштаб мероприятия уступают организационное первенство такому пункту как продвижение. Сегодня реклама — главное средство, позволяющее увеличить количество потребителей. Это касается и вовлечения аудитории для проведения любого мероприятия.

Планируя рекламную акцию по продвижению своего контента, продукта, важно придумать яркое, оригинальное, запоминающееся название. Увидеть в потоке сетевой информации именно ваше сообщение трудно. Нужно предусмотреть какую-то фишку, способную обратить на себя внимание клиента и стимулировать к участию. Нужно в нескольких минутах креативно дать информацию о мероприятии и пролоббировать целесообразность участия в нем. Чтобы информация быстрее разлетелась по всем площадкам, стоит использовать хэштеги.

Что еще важно:

• Название сайта. При подключении к мероприятию сайта компании или создании отдельной цифровой базы, стоит дать емкое и запоминающееся название, которое не приведет на платформу к конкурентам. Важен слоган: короткий, емкий, отражающий основную идею и способный запасть в память аудитории. Его также стоит отмечать, как хэштег в любой публикуемой информации.  Популярность слоганов гарантирует высокую международную посещаемость страниц.
• PR-план. Чтобы обеспечить мероприятию большую аудиторию, стоит разработать PR-план. Стоит предусмотреть различные воздействия на потенциальных гостей на протяжении трех недель до указанной даты проведения. Нужно предусмотреть различные варианты донесения до аудитории информации о предстоящем событии, стимулирующие к посещению ролики или розыгрыши. В общем использовать как можно больше контента для заявки о своем проекте, иначе мероприятие не состоится.
• Броская графика. Любое объявление должно быть оформлено должным образом. Скучные буквы на монотонном фоне в пестрящей ленте не дадут результата. Яркая картинка с интересной графикой и  движущимися буквами может заинтересовать  кликнуть на ссылку для дальнейшего получения информации и регистрации.
• Рассылки и блог.  Когда запущена активная Pr-компания, нужно завести блог для общения с аудиторией. Любое событие вызовет массу вопросов у потенциальных посетителей. Даже если запрос касается ранее изложенной в роликах информации, из опыта, не стоит его игнорировать. Грамотно организованная обратная связь, свежие рассылки всем подписавшимся, даже просьбы о перепосте контента набирают треть аудитории.
• Пресс-релиз. Важен в продвижении PR-кампании. В нем должны быть коротко и емко изложены: основная идея проекта, причина проведения мероприятия. Текст должен быть понятным не только работникам в данной области, но и любому читателю. Стоит рассчитать время прочтения такой информации. Оптимальная продолжительность до 1 минуты. Если планируется рассылка с пресс-релизом, то его текст лучше выложить в шапке письма, чтобы получатель не удалил сообщение, не прочитав событийной информации.
• Отзывы.  Получение обратной связи в виде отзывов — необходимый этап любого мероприятия. Можно попросить всех участников прокомментировать происходящее непосредственно на сайте компании, в тематической группе или ответить в письме, на полученную рассылку.

Можно в качестве заключительного этапа провести онлайн-анкетирование, для получения информации о плюсах и минусах конференции. Такие данные станут руководством к дальнейшему улучшению качества проводимых сессий; помогут получить список людей, которые не против дальнейшего сотрудничества; получить информацию о пожеланиях, связанных с качеством лоббируемого товара или услуги.

Обязательно нужно сказать слова благодарности: гостям, которые потратили время на участие в проекте; участникам, которые подготовили интересные выступления; организаторам, если мероприятие пройдет в плановом режиме; спонсорам, давшим возможность осуществить задуманное; коллегам, волонтерам и другим помогавшим в проведении мероприятия людям.

На заметку! Такое внимательное, уважительное отношение к труду других людей позволяют плодотворно сотрудничать для организации других проектов.

Гибридное мероприятие в цифрах

Проведение гибридных мероприятий у компаний-заказчиков ассоциируется с двумя целями:

• Увеличить охват потребителей. Гибридный формат взаимодействия позволяет как минимум вдвое увеличить количество участников конференции. Он позволяет привлечь представителей сопутствующих направлений из разных стран. Возможность онлайн-подключения к трансляции делает информацию доступной большому количеству зрителей.

• Оптимизировать расходы. Проведение любого массового мероприятия связано с необходимостью обеспечить размер площадки, логистику, гонорары спикерам и артистам, их райдеры, кейтеринг и многое другое. Использование удаленных технологий позволяют снизить некоторые пункты расходов, не оказав влияние на качество происходящего. Например, участие зарубежного спикера удаленно позволяет значительно снизить расходы на логистику и райдер.

Таким образом, гибридный формат мероприятия расширяет возможности продвижения товаров и услуг на рынке путем привлечения большей аудитории в процессе PR-кампании. Главное правильно организовать взаимодействие всех участников процесса, чтобы каждый был вовлечен в деятельность, обсуждение и не потерял внимание на протяжении даже многочасового вещания.