Как выбрать digital-подрядчика с помощью тендера: советы для бизнеса

Любой тендер — конкурс, который проводит заказчик услуги среди подрядчиков и по определенным критериям выбирает лучшего. Тендер можно организовать на строительство дороги, закупку оборудования, проведение работ. В сфере digital тоже проводятся тендеры: на разработку сайта, SMM-продвижение, контент-маркетинг и другие услуги. Обычно это крупные масштабные проекты, на выполнение которых требуется достаточно времени и денег.

Тендеры в digital: развеиваем мифы

Диджитал-тендеры, как и другие, бывают государственными и коммерческими. Первые достаточно сложны в организации (бюрократия, что поделаешь). Вторые намного проще как для заказчика услуги, так для исполнителя — агентства или студии. В Рунете есть тендерная площадка Workspaсe, на которой можно организовать диджитал-тендер.

Львиная доля тендеров заключается на разработку сайтов, но есть и другие услуги

Эта площадка своим примером развеивает популярные мифы о тендерах. Например:

1. Тендеры равно бюрократия — давно уже нет. От вас не потребуют ЭЦП, заполнения горы документов, заведения счетов — просто зарегистрируйтесь на площадке и опишите свою задачу.
2. За участие потребуют деньги (процент от стоимости, обеспечение) — тоже нет. Лояльные к заказчикам площадки дают возможность организовать тендер бесплатно. Платить придется только самому исполнителю за выполненную задачу.
3. Там блат и откаты — честному подрядчику не победить. Мы подскажем, как выбрать лучшего исполнителя с помощью тендеров.

Зачем бизнесу диджитал-тендеры

1. Тендеры — это дополнительная площадка для поиска исполнителей. При этом отклик агентства на тендерное объявление автоматически демонстрирует его заинтересованность в сотрудничестве: ему точно нужны заказы и он готов за них бороться.
2. На тендерных площадках уже собрана база подрядчиков, осталось только выбрать подходящего по специализации, опыту и другим критериям (ниже расскажем подробнее).
3. Участие в тендере предполагает определенный статус подрядчика. На Workspace, например, в тендерах могут участвовать только агентства, а не фрилансеры. Соответственно, вы тратите меньше времени на отсев нецелевых откликов и просмотр тех кандидатов, которые точно не подойдут.
4. Участие в тендере — значимое событие для подрядчика. Это не выполнение разовой задачи, а серьезная долгосрочная работа. Если плохо справишься, заказчик может написать отрицательный отзыв и понизить рейтинг агентства на площадке. Подрядчики знают это и стараются выполнить работу качественно.
5. Организация тендера — еще и хороший способ сэкономить деньги. Поскольку тендер — это конкурс, именно вы диктуете свои условия и выбираете тех, кто предложит оптимальное соотношение «цена услуги — ее качество».

Как правильно организовать тендер и выбрать подрядчика: советы бизнесу

Вы решили создать тендер на определенную задачу. Как сделать так, чтобы на вашу заявку обратили внимание достойные подрядчики?

Схема работы на тендерной площадке

Подробно опишите ваш проект

Лучше написать много и подробно, чем пару общих слов. Детальное описание подразумевает цель и задачи проекта, основные функции и пожелания заказчика. Если вам нужна разработка сайта, расскажите, каким вы видите ресурс, что должно там быть, для чего он нужен пользователям. Если требуется продвижение в соцсетях, поясните, какие площадки наиболее приоритетны, как предполагаете общаться с подписчиками, на какое целевое действие хотите их выводить. Если у вас уже имеется документация (ТЗ, заполненный бриф, наработки и материалы — прикрепите их в виде файлов).

Пример подробного описания задачи

Расскажите о требованиях к подрядчику

Опишите ваши предпочтения. Что вам важно: опыт работы подрядчика, его специализация, местонахождение в определенном городе, статус на площадке? Пишите честно и предельно понятно: пусть будет меньше заявок, но качественных и отборных.

Пример требований к исполнителям

Укажите вилку цен

Или полный бюджет проекта, или вилку от и до: как вам удобнее. Если не знаете средних расценок, посчитайте на калькуляторе Сколько стоят digital-услуги. Указание бюджета поможет исполнителю прикинуть, рентабельно ли для него выполнение вашей задачи, или предложить свои расценки.

Здесь есть нюанс: при просмотре откликов вы можете столкнуться с демпингом. Иногда кандидаты откровенно предлагают выполнить работу дешевле в обмен на то, что вы точно выберете их. Это чаще всего делается по простой причине: у агентства мало заказов, они хватаются за все подряд. Или набирают заказов больше, чем могут выполнить качественно. Судите сами, нужно ли вам это.

Укажите сроки выполнения

Во-первых, сроки рассмотрения приема заявок — мы рекомендуем закладывать на это примерно 2 недели. Помните, что агентствам нужно время, чтобы оценить рентабельность вашего проекта, составить коммерческое предложение, написать отклик.

Во-вторых, время выполнения самой задачи. Здесь не нужна спешка: если хотите получить качественный продукт, дайте исполнителю работать комфортно. К тому же в процессе работы у вас могут возникнуть дополнительные пожелания, на выполнение которых тоже нужно закладывать время.

Выберите дополнительные опции

На каждой площадке они свои. На Workspace есть удобная опция выбора, будут ли исполнители видеть друг друга или нет. Если будут, это создаст дополнительный стимул подрядчикам в условиях конкуренции.

Пример, когда исполнители видят друг друга. Ссылки кликабельны, можно посмотреть профили конкурентов

Как выбрать лучшего подрядчика

Когда ваша тендерная заявка появится в ленте, агентства начнут присылать отклики. Изучите внимательно следующие моменты.

Профиль агентства на площадке

Каждый подрядчик создает профиль, где указывает информацию о себе. Посмотрите, насколько подробно он заполнен. Ответственные подрядчики ориентированы на заказчиков и стараются преподнести себя с лучшей стороны:

• указывают контакты. Это надежный способ отсеять мошенников: если в профиле указаны все контакты (адрес, телефоны, электронная почта, соцсети, ссылка на сайт), значит, агентству нечего скрывать;
• указывают специализацию. Старайтесь не выбирать тех, кто делает абсолютно все — лучше обратите внимание на тех, кто работает в определенной нише и достиг в ней успеха;

В описании подрядчики доказывают, почему они являются крутыми спецами по дизайну и разработке сайтов

• приводят примеры работ, а еще лучше — конкретные кейсы. Идеально, если они будут по тематике, близкой к вашей. Это значит, что агентство уже знает особенности вашей ниши и способы решения задачи.

Также обратите внимание на социальные доказательства надежности подрядчика. Это отзывы клиентов, места в специализированных рейтингах, количество побед в тендерах.

Высшая оценка по пятибалльной шкале, 9 побед в тендерах — выглядит убедительно!

Коммерческое предложение

В дополнение к отклику заинтересованные кандидаты часто присылают еще и КП. Но и тут зарыта собака: некоторые агентства шлют всем одинаковые документы, не вникая в бизнес и задачу заказчика. Посмотрим, каким должно быть персонализированное КП:

• подрядчик провел маркетинговый анализ вашего бизнеса. Хотя бы самый минимальный: сфера, ЦА, основные конкуренты, сезонность продаж;
• привел примеры работ и кейсы по тематикам, близким к вашей. Например, вам нужен лендинг на продажу новой коллекции одежды — агентство присылает сделанный ранее лендинг на одежду другого бренда;
• изучил ваше ТЗ: пожелания и предложил решения по конкретной задаче;
• расписал ход работ поэтапно. Если подрядчик опытный, он прекрасно представляет, сколько времени уйдет на той или иной этап;
• указал стоимость и обосновал ее. Если проект масштабный, указал стоимость каждого этапа;
• сделал упор на то, какую пользу принесет вам и как поможет вашему бизнесу, а не на то, какой он хороший и замечательный.

Финальный созвон

Перед тем, как окончательно определиться с выбором подрядчика, рекомендуем созвониться и лично переговорить с каждым. Если на примете только один, все равно созвонитесь, ведь личное общение порой говорит о человеке больше, чем годы и километры переписок.

Еще раз хорошенько подумайте, если:

• в разговоре подрядчик мнется и не может внятно объяснить, как будет строиться работа, какие специалисты будут задействованы в проекте, что делать, если возникнет форс-мажор и т.д. Если исполнитель опытный и выполнял аналогичную работу ранее, эти ответы будут у него от зубов отскакивать;
• подрядчик не может ответить на прямые вопросы: отвечает общими фразами, не дает конкретики. Это тревожный звоночек, скорее всего, он и в будущем будет увиливать от предоставления точных отчетов о ходе работ;
• вам чисто по-человечески некомфортно общаться с подрядчиком. Работать вам (или вашим сотрудникам) с ним достаточно долго, поэтому если общаться неприятно, лучше отказаться от сотрудничества еще до заключения договора.

И только после всех этих долгих этапов начнется наконец работа над проектом. Желаем удачи в поиске идеального подрядчика! А пока краткий чек-лист по теме тендеров в диджитал.

1. Тендеры — современный способ выбрать подрядчика на выполнение диджитал-услуги.
2. Этот способ экономит время, деньги и отсекает много нецелевых откликов.
3. Государственные и коммерческие тендеры — это небо и земля. В коммерческих все намного проще.
4. Чтобы на вашу заявку откликнулись достойные кандидаты, опишите требования максимально подробно и учитывайте средние цены по рынку.
5. Когда будете выбирать, обратите внимание на профиль агентства, изучите под лупой КП и созвонитесь с кандидатами.